Steuerberater wechseln: Ablauf, Zeitpunkt und benötigte Unterlagen

Ein Steuerberaterwechsel bei einer GmbH erfordert eine geordnete Übergabe der Buchhaltung und steuerlichen Betreuung. Entscheidend ist, welche Arbeiten bereits abgeschlossen sind, welche Themen noch offen sind und ab welchem Zeitpunkt die neue Kanzlei einzelne Leistungen übernimmt.

Der Wechsel kann auch während des laufenden Jahres organisiert werden. Die Beendigung des bisherigen Mandats richtet sich nach der bestehenden Mandatsvereinbarung und den anwendbaren Kündigungsregeln. Für die operative Umsetzung braucht es anschließend einen klar definierten Übergang.

Bei einer geordneten Übergabe steht für Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuer, Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen fest, welcher Berater welchen Zeitraum verantwortet. Das muss nicht für alle Leistungen derselbe Zeitpunkt sein.

Gerade darin liegt die eigentliche Qualität eines Steuerberaterwechsels.

Mehr zu unserem Prozess: Steuerberater wechseln für GmbHs.

Der Übergabezeitpunkt folgt dem Bearbeitungsstand

Der 1. Januar wirkt als Wechseltermin zunächst naheliegend. Für die operative Umsetzung ist das Kalenderdatum allein wenig aussagekräftig.

Entscheidend ist der tatsächliche Bearbeitungsstand.

Ist die Finanzbuchhaltung beispielsweise bis September abgeschlossen, liegen die Oktoberdaten bereits beim bisherigen Berater und befindet sich gleichzeitig der Jahresabschluss des Vorjahres dort kurz vor Fertigstellung, kann eine Aufteilung sinnvoll sein. Die laufende Buchhaltung wechselt ab einem definierten Monat, während der bereits weit fortgeschrittene Jahresabschluss separat fertiggestellt wird.

Damit entstehen klare Verantwortlichkeiten für beide Leistungsbereiche.

Dasselbe gilt für Umsatzsteuer, Lohnbuchhaltung und offene Steuererklärungen. Die Leistungen folgen unterschiedlichen Zyklen und können bei der Übergabe unterschiedliche Bearbeitungsstände haben.

Ein professioneller Übergangsprozess bildet diese Realität ab.

Finanzbuchhaltung braucht einen nachvollziehbaren Übergabestand

Für die laufende Finanzbuchhaltung muss erkennbar sein, bis zu welchem Zeitraum die Bücher bearbeitet wurden.

Dabei zählt die Qualität des Übergabestands mehr als die reine Information, dass ein Monat gebucht wurde.

Offene Bankbewegungen, ungeklärte Debitoren oder Kreditoren, Verrechnungskonten, Steuerkonten und ungewöhnliche Buchungen bleiben auch nach dem Kanzleiwechsel bestehen. Diese Positionen müssen beim Übergang sichtbar sein.

Die neue Buchhaltung braucht deshalb einen nachvollziehbaren Ausgangspunkt.

Ein Saldo von 40.000 Euro auf einem Verrechnungskonto wird durch den Beraterwechsel nicht verständlicher. Der wirtschaftliche Hintergrund muss weiterhin erklärt werden können.

Der Übergabezeitpunkt trennt Verantwortungszeiträume. Ungeklärte Geschäftsvorfälle bleiben bis zu ihrer fachlichen Klärung bestehen.

DATEV löst keine fachlich offenen Punkte

Bei vielen GmbHs liegen Buchhaltung, Dokumente und steuerliche Daten bereits in DATEV.

Das erleichtert eine technische Übergabe. Für einen sauberen Beraterwechsel reicht die Systemfrage allein nicht aus.

Vor der Übernahme muss klar sein, welche Datenbestände vorhanden sind, welche Zeiträume vollständig bearbeitet wurden und welche offenen Punkte im Bestand enthalten sind.

Auch bei einer Übertragung innerhalb derselben Systemlandschaft bleiben fachliche Fragen bestehen. Nicht abgestimmte Konten bleiben nicht abgestimmt. Fehlende Belege bleiben fehlende Belege. Ein ungeklärter Sachverhalt erhält durch eine technische Datenübertragung keine wirtschaftliche Erklärung.

Deshalb gehören technische und fachliche Übergabe zusammen.

Welche Daten und Unterlagen aus dem bisherigen Mandat tatsächlich zur Verfügung gestellt werden müssen, richtet sich nach dem konkreten Mandat und den gesetzlichen Vorgaben. Interne Arbeitspapiere des bisherigen Beraters gehören nicht ohne Weiteres zum herauszugebenden Mandantenbestand. Auch bestehende Zurückbehaltungsrechte können im Einzelfall eine Rolle spielen.

Für den Wechsel sollte deshalb konkret definiert werden, welche Daten für die Fortführung der Buchhaltung und steuerlichen Betreuung benötigt werden.

Lohnbuchhaltung braucht einen eigenen Übergabetermin

Bei der Lohnbuchhaltung ist der Übergabezeitpunkt besonders eindeutig festzulegen.

Die Lohnbuchhaltung läuft jeden Monat weiter. Mitarbeiter erwarten ihre Abrechnung unabhängig davon, ob im Hintergrund gerade die Kanzlei gewechselt wird.

Deshalb muss vor dem Übergang klar sein, welcher Anbieter den letzten Abrechnungsmonat verantwortet und ab welchem Monat der neue Anbieter übernimmt.

Dazu gehören auch Mitarbeiterstammdaten, Vergütungen, variable Bestandteile, Eintritte, Austritte und noch nicht verarbeitete Änderungen.

Die Lohnbuchhaltung sollte deshalb als eigener Leistungsbereich behandelt werden.

Eine allgemeine Aussage wie „Mandat ab November übernommen“ reicht nicht aus, wenn gleichzeitig unklar bleibt, wer die Abrechnung für November erstellt.

Mehr dazu: Lohnbuchhaltung für GmbHs.

Der Jahresabschluss kann einen eigenen Zeitplan haben

Der Jahresabschluss folgt einem anderen Arbeitszyklus als die laufende Finanzbuchhaltung.

Ist der Abschluss beim bisherigen Berater bereits weit fortgeschritten, kann eine Fertigstellung dort praktisch sinnvoll sein. Sind die Arbeiten noch nicht begonnen oder befindet sich die Buchhaltung ohnehin bereits in der neuen Mandatsstruktur, kann der Abschluss Teil des neuen Mandats werden.

Diese Entscheidung sollte bewusst getroffen werden.

Ein Wechsel der laufenden Finanzbuchhaltung bedeutet deshalb nicht automatisch, dass auch ein bereits begonnener Jahresabschluss sofort übertragen werden muss.

Wichtig ist die eindeutige Zuordnung.

Damit bleibt klar, wer die Abschlussbuchungen verantwortet, welche Unterlagen noch benötigt werden und wer die dazugehörigen Steuererklärungen erstellt.

Mehr dazu: Jahresabschluss für GmbHs.

Offene Themen gehören in die Übergabe

Ein Beraterwechsel ist ein guter Zeitpunkt, den tatsächlichen Bearbeitungsstand transparent zu machen.

Dazu gehören offene Steuererklärungen, Rückfragen der Finanzverwaltung, laufende Betriebsprüfungen, noch nicht geklärte Umsatzsteuerthemen, offene Konten und fehlende Unterlagen.

Diese Themen brauchen eine klare Zuordnung.

Ein Fall kann beim bisherigen Berater abgeschlossen werden, während ein anderer in das neue Mandat übernommen wird. Beide Varianten können sinnvoll sein.

Probleme entstehen, wenn der Status nicht dokumentiert ist und beide Seiten davon ausgehen, dass die jeweils andere Kanzlei zuständig ist.

Die Übergabe sollte deshalb eine belastbare Übersicht der offenen Punkte enthalten.

Vollmachten und Zuständigkeiten nach dem Beraterwechsel

Mit der operativen Übernahme ändern sich regelmäßig auch Vollmachten, Zugänge und Kommunikationswege. Welche Anpassungen erforderlich sind, hängt vom übernommenen Leistungsumfang ab.

Übernimmt die neue Kanzlei Finanzbuchhaltung, Steuererklärungen und laufende steuerliche Beratung, müssen die dafür erforderlichen Berechtigungen und Kommunikationswege eingerichtet sein.

Gleichzeitig muss feststehen, wer für die jeweiligen laufenden Aufgaben verantwortlich ist. Dazu gehört die Einreichung von Meldungen ebenso wie die Bearbeitung von Schreiben und die Überwachung offener Fristen.

Die Zuständigkeiten müssen in der neuen Mandatsstruktur eindeutig zugeordnet sein.

Unternehmensgruppen brauchen einen Übergabeplan für jede Gesellschaft

Bei mehreren Gesellschaften funktioniert ein pauschaler Wechseltermin oft nur auf dem Papier.

Eine Holding kann bereits vollständig gebucht sein. Eine operative GmbH kann noch offene Umsatzsteuerthemen haben. Bei einer weiteren Gesellschaft kann die Lohnbuchhaltung über einen separaten Anbieter laufen.

Der Bearbeitungsstand ist gesellschaftsbezogen.

Deshalb sollte auch die Übergabe für jede Gesellschaft separat dokumentiert werden.

Für jede Gesellschaft muss feststehen, welcher Leistungsumfang übernommen wird, welcher Zeitraum abgeschlossen ist und welche offenen Punkte bestehen.

Bei größeren Gruppen wird diese Logik noch wichtiger.

Konzerninterne Konten, Weiterbelastungen und Darlehensbeziehungen funktionieren nur, wenn die beteiligten Gesellschaften auf konsistenten Datenständen arbeiten.

Mehr dazu: Accounting für Holdingstrukturen.

Nach einem Unternehmenskauf ändern sich oft die Finanzprozesse

Ein Beraterwechsel nach einer Akquisition ist häufig Teil einer größeren Neuorganisation.

Mit dem neuen Eigentümer ändern sich Reportinganforderungen, Finanzierungsstrukturen und interne Verantwortlichkeiten.

Die bisherige Buchhaltung kann fachlich korrekt sein und trotzdem nicht mehr zu den neuen Finanzprozessen passen.

Ein Käufer möchte beispielsweise monatliche Zahlen schneller erhalten, Holding und Finanzierung sauber abbilden oder eine einheitliche Reportinglogik für mehrere Beteiligungen etablieren.

Dann gehört der Steuerberaterwechsel zur Integration nach dem Unternehmenskauf.

Der Übergangsprozess muss in diesem Fall mit der neuen Finanzorganisation zusammenpassen.

Eine reine Datenübergabe bildet diese Anforderungen nicht vollständig ab.

Mehr dazu: Accounting nach Unternehmenskauf.

Die benötigten Unterlagen hängen vom Leistungsumfang ab

Für einen Wechsel gibt es keinen universellen Dokumentensatz.

Bei der Finanzbuchhaltung sind regelmäßig Buchungsdaten, Konten, Salden, offene Posten und relevante Abstimmungen erforderlich.

Für Jahresabschluss und Steuern kommen Vorjahresabschlüsse, Steuererklärungen, Bescheide und Informationen zu offenen steuerlichen Themen hinzu.

Bei der Lohnbuchhaltung werden Mitarbeiterstammdaten, bisherige Abrechnungen und noch nicht verarbeitete Änderungen relevant.

Die konkrete Übergabe richtet sich danach, welche Leistungen die neue Kanzlei tatsächlich übernimmt.

Entscheidend ist die Fortführbarkeit der Prozesse.

Die neue Kanzlei muss in der Lage sein, die übernommenen Leistungen auf einem nachvollziehbaren Datenstand fortzuführen.

Die Kommunikation mit dem bisherigen Steuerberater sollte sachlich bleiben

Der bisherige Berater verfügt regelmäßig über Informationen, die für die Fortführung des Mandats benötigt werden. Eine geordnete Übergabe braucht deshalb eine konkrete Abstimmung zu den betroffenen Gesellschaften, den abgeschlossenen Zeiträumen, den noch laufenden Arbeiten und den benötigten Daten.

Auch der Zeitpunkt der Übergabe und die Aufteilung der verbleibenden Aufgaben müssen eindeutig dokumentiert sein.

Soweit der Mandant dies wünscht und es für den konkreten Fall sinnvoll ist, kann die neue Kanzlei die fachliche Übergabe direkt mit dem bisherigen Berater abstimmen.

Damit erhält die Übergabe einen klaren Rahmen und die Verantwortungsgrenze zwischen beiden Kanzleien bleibt nachvollziehbar.

Die Kosten hängen stärker vom Zustand des Mandats als vom Wechsel selbst ab

Der Aufwand für einen Steuerberaterwechsel lässt sich nicht sinnvoll mit einem allgemeinen Pauschalbetrag beschreiben.

Eine GmbH mit sauber abgestimmter Finanzbuchhaltung, abgeschlossenem Vorjahr und vollständigen Daten lässt sich wesentlich einfacher übernehmen als eine Unternehmensgruppe mit mehreren offenen Jahresabschlüssen, ungeklärten Konten und einer laufenden Umstellung der Lohnbuchhaltung.

Für die laufenden Kosten nach der Übernahme sind insbesondere Buchungsvolumen, Mitarbeiterzahl, Anzahl der Gesellschaften, Reportinganforderungen, Jahresabschluss, Steuererklärungen und laufender Beratungsbedarf relevant.

Der Zustand der bestehenden Finanzorganisation beeinflusst deshalb unmittelbar den Aufwand der Übergabe.

Mehr dazu: Festpreise und Was kostet Buchhaltung für eine GmbH?.

Eine geordnete Übergabe schafft einen belastbaren Startpunkt

Ein Steuerberaterwechsel ist abgeschlossen, wenn die Verantwortlichkeiten in der neuen Mandatsstruktur tatsächlich funktionieren.

Die Finanzbuchhaltung läuft ab dem vereinbarten Zeitraum, die Lohnbuchhaltung hat einen klaren Abrechnungsmonat und der Jahresabschluss ist eindeutig zugeordnet. Für offene steuerliche Themen ist jeweils festgelegt, wer sie bearbeitet, und die erforderlichen Daten und Zugänge stehen zur Verfügung.

Damit beginnt das neue Mandat auf einem definierten Datenstand.

CLIQ übernimmt die laufende Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und steuerliche Beratung für GmbHs und Unternehmensgruppen. Wir koordinieren die Übergabe mit dem bisherigen Berater und legen fest, welche Leistungen ab welchem Zeitpunkt übernommen werden.

Mehr zu unserem Prozess beim Steuerberaterwechsel: Steuerberater wechseln für GmbHs.

Weitere Leistungen: Buchhaltung & Reporting und Steuerberatung für GmbHs.